V službi nas mnogokrat čas prehiteva po levi in po desni, zato si ga skušamo prihraniti na vsakem koraku. Čas radi med drugim »pridobivamo« tudi s hitrim in površnim pisanjem elektronskih sporočil. A pri tem je nekaj modrih pravil, ki jih ne smemo spregledati, saj se lahko zaradi njihovih kršitev hitro znajdemo v godlji.
6 MODRIH PRAVIL ZA PISANJE E-SPOROČIL
1. POGOVORNE BESEDE PUSTI ZA SOSEDE
Vsi se s prijatelji pogovarjamo »po domače«, v pogovornem jeziku ali narečju, a v poslovnem e-sporočilu si tega ne smemo privoščiti. Pazimo, da se v našem sporočilu ne znajdejo:
- pogovorne besede
- zapisovanje besed, kot jih slišimo
- neuradni nagovor, pozdrav, podpis
Oglejmo si primer gospoda Toneta, ki je ljubitelj slovenskega knjižnega jezika in prejme tole pismo:
Tudi če gospa Barbara gospoda Toneta pozna, se s takim sporočilom pri njem ni zapisala v lepi luči.
2. HITRI PRSTI HITRO ZGREŠIJO
Poznam veliko ljudi, ki so alergični na zatipkane besede. Zato vedno, ampak res vedno, pomembno e-sporočilo pred pošiljanjem preberimo »za sabo«. V naglici še najboljši grešijo. Tiste rdeče vijuge pod besedami so ponavadi glasen alarm, da smo bili prehitri.
3. SIČNIKI NISO ŠUMNIKI, KOŽA NI KOZA IN E-SPOROČILO NI SMS
Z okornimi SMS-i smo v 90. letih dobili neposrečeno navado pisanja brez strešic, ki smo jo preselili v klepete, družbena omrežja in še kam. V poslovnem sporočilu tega nikakor ne počnimo, če ne želimo pustiti vtisa neprofesionalnosti.
4. MAVRIČNE BARVE IN RAZNOLIKE OBLIKE NIMAJO ODLIKE
Krepko, ležeče, obarvano besedilo – da! A le z namenom in v omejenem obsegu. Tako oblikovano besedilo naj se ne znajde v Tonetovem e-nabiralniku:
5. NAMESTO KRIČANJA RAJE UPORABIMO ČAROBNO TIPKO CAPS LOCK
Z velikimi tiskanimi črkami (razen izjemoma) ne pišemo. Naš naslovnik bo tak zapis razumel kot kričanje:
6. KDOR NE POZNA PRAVOPISNIH PRAVIL, SE LAHKO ZNAJDE DRUGAČE
Kdaj že pišemo u, kdaj v? Kako uporabljamo ločila in velike začetnice? Če se nismo (prav) naučili ali smo že malce iz prakse, pokukajmo v enega od izjemno uporabnih priročnikov:
In ne pozabimo … Za vsako piko in vejico naredimo presledek, pred njima pa nikoli!
Ali vam uspe najti vse napake v Barbarinem e-sporočilu?
Če se torej gospa Barbara želi predstaviti kot profesionalna oseba in ne želi nalašč spraviti gospoda Toneta ob živce, bo napisala tako sporočilo:
Na Ljudski univerzi smo pripravili usposabljanje v pisanju poslovnih e-sporočil z veliko praktičnimi primeri in uporabnimi vajami. Če bi želeli izvedeti več, pišite na tamara.kemper@lu-koper.si.
Piše:
Tina Rožac
Organizatorka izobraževanja odraslih
